Upravljanje stroškov goriva postaja zahtevnejše, ko cene rastejo. Večina prekoračitev proračuna ne nastane zaradi samih tržnih cen, temveč zaradi neopaženega odtekanja sredstev — kraje, prostega teka, točenja goriva zunaj predvidene poti — kar lahko nadzor nad transakcijami pomaga odpraviti.

Stopnje goljufij z gorivom so leta 2024 dosegle 12 %, vključno z nepooblaščeno uporabo kartic in skimmingom (krajo podatkov z magnetnega traku kartice), večina voznih parkov pa jih odkrije šele več tednov po dogodku.

Gorivo pri večini voznih parkov že predstavlja več kot 20 % skupnih operativnih stroškov, analitiki pa pričakujejo, da bodo cene na črpalkah ostale visoke do leta 2026.

Večina proračunov za gorivo v voznih parkih ni presežena zaradi tržnih cen, temveč zaradi kumulativnega, neopaženega odtekanja sredstev v razdrobljenih podatkovnih sistemih.

Geopolitična nestabilnost je povzročila pretrese na globalnem energetskem trgu. Posledično nekateri analitiki napovedujejo, da bodo cene goriva na črpalkah ostale visoke do leta 2026. Za večino voznih parkov je gorivo že eden od treh največjih operativnih stroškov in pogosto predstavlja več kot 20 % skupnih operativnih stroškov. Z rastjo cen se ta izpostavljenost povečuje, kar upravljavce voznih parkov postavlja pod večji pritisk pri zaščiti marž. Čeprav je nestanovitnost trga goriva zunaj nadzora upravljavcev voznih parkov, ostaja način spremljanja in upravljanja porabe za gorivo eden najpomembnejših vzvodov, ki so jim na voljo.

V takšnem okolju nenadzorovani izdatki za gorivo neposredno vplivajo na marže, zato vozni parki začnejo iskati načine za optimizacijo porabe goriva. Čeprav so cene na črpalkah deležne največ pozornosti, večina proračunov za gorivo v resnici ni presežena zaradi same nestanovitnosti trga, temveč zaradi več hkratnih in kumulativnih virov odtekanja sredstev, ki ostanejo neopaženi zaradi razdrobljenih ali nepovezanih podatkov.

Ta članek obravnava ključne vzroke za odtekanje stroškov goriva ter pojasnjuje, kako rešitve za upravljanje transakcij goriva pomagajo voznim parkom zmanjšati nepotrebno porabo in ponovno vzpostaviti nadzor, kar je še posebej pomembno v obdobjih cenovne nestanovitnosti.

Pomanjkanje vpogleda v transakcije goriva

Čeprav so številni upravljavci voznih parkov odgovorni za stroške na posamezno vozilo, nimajo jasnega vpogleda v transakcije s karticami za gorivo. To pomeni, da ne vedo vedno, kje prihaja do odtekanja sredstev, in ko so težave zaznane, je to lahko šele več tednov po dogodku, zaradi česar je težko razumeti, kaj se je dejansko zgodilo.

V številnih organizacijah ekipe ob koncu meseca še vedno uporabljajo ročno usklajevanje podatkov iz več sistemov. Ta proces je neučinkovit in zahteva veliko virov, kar predstavlja administrativno breme tako za ekipe voznega parka kot za finančne ekipe, hkrati pa zakriva vzorce v podatkih, ki bi sicer lahko razkrili neučinkovitosti ali nastajajoča tveganja.

Združevanje podatkov iz različnih sistemov v enoten vir resnice upravljavcem voznih parkov omogoča preverjanje nakupov goriva glede na dejanske diagnostične podatke vozil, kar pomaga prepoznati aktivnosti, ki zmanjšujejo dobičkonosnost. Samodejno zaznavanje neskladij izboljšuje učinkovitost in uspešnost procesa, odpravlja potrebo po ročnem usklajevanju ter zagotavlja jasnejši in zanesljivejši vpogled v nenavadno porabo goriva v celotnem poslovanju.

Goljufije in zlorabe pri gorivu

Goljufije in zlorabe pri gorivu lahko tiho izčrpavajo proračune. Po podatkih družbe WEX so stopnje goljufij z gorivom leta 2024 dosegle do 12 %, vključno z nepooblaščeno uporabo kartic za gorivo in skimmingom, torej zajemom kod PIN ali podatkov imetnikov kartic prek nezakonito nameščenih naprav na črpalkah z gorivom.

Brez zanesljivega nadzora je nepooblaščene nakupe težko prepoznati. Izolirani podatki kartic za gorivo voznim parkom preprečujejo preverjanje legitimnosti posamezne transakcije. Pri naknadnem usklajevanju transakcij pa je lahko zahtevno prepoznati neskladja, ki nakazujejo morebitno zlorabo in zahtevajo nadaljnjo preiskavo — na primer transakcije, pri katerih kupljena količina goriva presega velikost rezervoarja vozila, ali primere, ko kupljena vrsta goriva ne ustreza pogonskemu sklopu dodeljenega vozila.

Mehanizmi za preiskovanje transakcij goriva povezujejo podatke kartic za gorivo voznega parka in omogočajo napredno zaznavanje takšnih nenavadnih transakcij. S tem pomagajo preprečevati nepotrebne finančne izgube in ščitijo dobičkonosnost poslovanja.

Točenje goriva zunaj predvidene poti

Pri ročnem usklajevanju različnih poročil kartic za gorivo transakcije pogosto niso pravilno povezane z ustreznim vozilom. Podatki o lokaciji so pogosto netočni, zaradi česar je težko prepoznati nenavadne dogodke in vzorce.

Ko vozilo natoči gorivo precej zunaj svoje pričakovane poti, lahko to kaže na neučinkovite odločitve pri načrtovanju poti ali na morebitno zlorabo. Oba scenarija povečujeta operativne stroške, bodisi zaradi nepotrebno prevoženih kilometrov bodisi zaradi neustreznih nakupov goriva.

S povezovanjem podatkov o transakcijah s približnimi lokacijskimi podatki vozila lahko upravljavci voznih parkov preverijo, ali je bilo vozilo ob nakupu dejansko prisotno na lokaciji nakupa. To zagotavlja jasnejšo osnovo za prepoznavanje izjem, obravnavo vedenja voznikov in postopno izboljševanje discipline pri upoštevanju poti.

Od naknadnega nadzora do odločanja v realnem času

V praksi prekomerna poraba za gorivo redko izhaja iz ene same težave. Običajno gre za kumulativni učinek omejenega vpogleda, zamujenega usklajevanja, operativnih neučinkovitosti in neopaženih zlorab. Ko so te težave prepoznane šele naknadno, so stroški že nastali, priložnosti za pravočasno ukrepanje pa izgubljene.

Nadzorni mehanizmi za upravljanje stroškov goriva bistveno spremenijo ta položaj. S povezovanjem podatkov kartic za gorivo s podatki o vozilih in operativnim kontekstom vozni parki pridobijo možnost spremljanja porabe v trenutku, zgodnjega prepoznavanja izjem in ukrepanja, preden se neučinkovitosti povečajo. Ta premik od naknadne analize k nadzoru v realnem času omogoča bolj dosleden nadzor stroškov in večjo odgovornost.

Nova rešitev Geotab Fuel Transactions centralizira podatke o nakupih za upravljavce voznih parkov in operativne vodje ter zagotavlja večji vpogled in nadzor nad porabo goriva. S poenostavitvijo usklajevanja in samodejnim označevanjem anomalij za nadaljnjo preiskavo omogoča voznim parkom večjo odpornost na nestanovitne cene goriva ter neposredno prispeva k dolgoročnim ciljem učinkovitosti voznega parka.

Stopite v stik z nami za preverbo avtomatskega preverjanja transakcij z gorivom kartičnih ponudnikov Petrol, MOL, DKV in UTA.

Prevedeno po članku z naslovom “How fuel transaction controls help fleets manage costs in a volatile market” dostopnim na povezavi https://www.geotab.com/uk/blog/strategic-roadmap-for-fleet-leaders-in-emea/P